こんにちは！
RISO 店長ハチです。
今回の記事は、前回の「被災直後の行動規定」 と前々回の「オーナーと管理スタッフのための災害時の行動規定」 の内容を統合し、災害対応の全体像を把握できるチェックリストとしてまとめたものです。
不動産管理に関わる方が災害時に迅速かつ的確に対応するための指針です。
今回の記事を読むことで、以下のポイントが理解できるようになります。
- 平時から行うべき準備と対応
- 被災後の具体的な対応手順
- クレーム対応の方法
- チームでの対応の重要性
1. 平時から行うべき準備と対応
事前準備
a)緊急連絡先の整備
⬜︎ オーナーや入居者、家族の緊急連絡先を収集・更新する。
⬜︎ PDF化してクラウドに保管し、アクセス可能な状態を確保する。
b) 管理物件リストの作成
⬜︎ 物件情報（構造、築年数、室数、火災保険の有無）を整理。
⬜︎ Googleマップで物件位置をピン留めし、スタッフで共有する。
c)避難所のリスト化と周知
⬜︎ 自治体の情報を基に、物件ごとの最寄り避難所をリスト化。
⬜︎ 入居者に平時から避難所情報を伝え、掲示板にも掲示する。
d) スタッフ連絡方法の整備
⬜︎ LINEグループや災害用伝言ダイヤル「171」、無料Wi-Fi「00000JAPAN」などの連絡手段をスタッフに周知する。
e) 物資・備品の準備
⬜︎ 自転車、ヘルメット、保存水、緊急医薬品セットなどを準備。
⬜︎ 車両燃料は常に半分以上を確保する。
f) 役割分担の明確化
⬜︎ 災害時の役割を事前に決め、緊急時の対応を訓練する。
2. 被災後の具体的な対応手順
被災直後の初期対応
a) スタッフと家族の安否確認
⬜︎ 自分と家族の安全を最優先で確保する。
⬜︎ 安否確認後、業務に備える。
b) 会社と事務所の被害確認
⬜︎ 本社や店舗事務所の被害状況を確認する。
⬜︎ 災害対策本部が設置されている場合、その情報を確認。
c) オーナーと入居者の安否確認
⬜︎ 固定電話や携帯電話で安否確認を行う。
※連絡がつかない場合
⬜︎ 災害用伝言ダイヤル「171」を活用する。
⬜︎ 現地や避難所での確認も実施する。
d) 管理物件の現地調査
⬜︎ 各物件を担当スタッフが確認し、安全性を判断する。
⬜︎ 入居可能か、修繕が必要か、危険箇所がないかをチェック。
⬜︎ 管理物件被害状況チェックシートに記入する。
e) 入居可能な空室情報の整理
⬜︎ 空室を一覧化し、移転が必要な入居者に提供する。
⬜︎ 他のオーナーにも協力を依頼して、空室を確保する。
被災後の継続対応：一定期間経過後の対応
a) 契約や家賃免除の判断
⬜︎ 被害状況に基づき、契約解除や家賃減免の検討を行う。
b) 修繕工事の手配
⬜︎ 修繕箇所を優先順位付けし、迅速に対応を進める。
c) 保険会社との交渉
⬜︎ 保険加入状況を確認し、適切に保険申請を行う。
e) 補助金情報の提供
⬜︎ オーナーや入居者に災害補助金（災害弔慰金、援護資金など）の情報を提供する。
f) 賃貸型応急住居の検討
⬜︎ 空室を「応急住居」として提供可能か検討する。
3. クレーム対応の方法
a) クレームを「緊急性」と「重要性」で分類し、優先順位をつける
- 緊急性・重要性が高い → 最優先で対応。
- 緊急性が高い → 迅速に対応。
- 重要性が高い → 計画的に対応。
- 緊急性・重要性が低い → 後日対応。
b) クレーム内容を「故障・破損」と「相談」に分類する
4. チームでの対応の重要性
心構えとチームワーク
a) 冷静さを保つ
⬜︎ パニックにならず、優先順位に従って行動する。
b) ユーモアを忘れない
⬜︎ 災害時でも柔軟な心構えと笑顔を持ち、コミュニケーションを円滑にする。
c) チームで協力する
⬜︎ 個人で無理せず、チームとして効率的に対応する。
今回の記事では、万が一に備えた災害時に必要な準備と行動、そして冷静さと柔軟性を持った対応方法が出来るように具体的なチェクリストをご紹介させて頂きました。
平時からの備えと的確な初動対応が、オーナーや入居者からの信頼を築く鍵となります。
このチェックリストを活用し、オーナーや入居者に信頼される管理業務を実現しましょう。
災害時でも笑顔を忘れず、安心と信頼を届ける管理業務を目指し乗り越えていきましょう！
次回は、「管理物件被害状況チェックシート」をテーマにお届け予定！お楽しみに！
